W ciągu roku otrzymujesz wiele różnych dokumentów, a sporo z nich po przeczytaniu powinieneś zachować. W jaki sposób przechowywać dokumenty, aby utrzymać w nich porządek i w razie potrzeby, znaleźć te właściwe?
Co przyda się do przechowywania dokumentów?
Bez względu na to, jakie dokumenty chcesz przechowywać, zawsze możesz wykorzystać do tego koszulki, teczki, segregatory, skoroszyty czy spinacze. Jeśli kartek do przechowywania jest więcej, możesz skorzystać ze specjalnych pudełek do archiwizacji, czy segregatorów z przekładkami, które dokładnie opiszesz.
Niektóre dokumenty będziesz otrzymywał w wersji papierowej, więc wystarczy je tylko umieścić w odpowiednim miejscu, razem z dokumentami tego samego rodzaju. Co, jednak jeśli niektóre otrzymujesz w formacie cyfrowym, a chcesz je mieć w wersji papierowej? Wówczas przyda się drukarka laserowa (https://www.morele.net/kategoria/drukarki-laserowe-279/), która jest ekonomiczna i wydajna.
Uporządkowane przechowywanie – jak to zrobić?
W przypadku dokumentów niezwykle istotne jest takie ich archiwizowanie, abyś od razu wiedział, gdzie znajdują się potrzebne dokumenty i nie musiał ich szukać. Dlatego warto podzielić je na grupy np. dokumenty osobiste, pisma z banku i rachunki. Następnie możesz wykorzystać segregatory, które nie tylko posiadają na grzbiecie etykietę, do odpowiedniego ich opisania, ale również oferowane są w różnych kolorach, dzięki czemu od razu będziesz wiedział, w którym z nich znajdują się poszukiwane dokumenty.
Poszczególne dokumenty w segregatorze możesz wpinać luźno, umieszczać w koszulkach według kategorii np. praca, lekarz, certyfikaty, świadectwa szkolne, albo korzystać z kolorowych przekładek, które również będą odpowiednio opisane. Zaletą takiego rozwiązania jest fakt, że segregatory oferowane są w różnych rozmiarach, więc możesz w nich zmieścić naprawdę sporo kartek.
Dokumenty możesz przechowywać również w teczkach, które także oferowane są w różnych kolorach, a wiele z nich ma wydzielone miejsce na umieszczenie informacji, co się w nich znajduje. Takie teczki mogą być zamykane na gumkę, wiązane, z rączką albo harmonijkowe, więc z łatwością dobierzesz takie, które pozwolą na wygodną segregację.
Jak długo przechowywać dokumenty?
Mimo odpowiedniej archiwizacji dokumentów może przyjść taki moment, gdy ciężko będzie Ci znaleźć miejsce na kolejne. Warto wówczas przejrzeć poszczególne segregatory czy teczki i sprawdzić, które pisma możesz wyrzucić. Dokumenty osobiste, świadectwa pracy czy certyfikaty nie tracą ważności, a więc je należy przechowywać przez cały czas.
Rachunki i karty gwarancyjne powinny być przechowywane co najmniej przez dwa lata, umowy kredytowe do momentu całkowitej spłaty, a ta o prowadzenie konta aż do momentu jej rozwiązania. W przypadku dokumentów podatkowych jest to okres 5 lat, pisma z ZUS-u należy przechowywać przez 10 lat, a ze sprzedaży samochodu przez 3 lata. Pamiętaj jednak, że dokumenty, na których znajdują się Twoje dane, przed wyrzuceniem musisz zniszczyć, np. w niszczarce.
